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個人情報保護審査会(第47回)会議

最終更新日:2014年2月19日(水)ページID:012483印刷する

審議会 会議録

審議会名

個人情報保護審査会

会議名

個人情報保護審査会(第47回)会議

日時

平成25年10月28日(月)
午後1時29分から午後2時48分まで

場所

市議会庁舎3階第二委員会室

出席者

個人情報保護審査会
稲葉会長、金子委員、小磯委員、杉原委員、西村委員
事務局
関谷行政管理課長、町田情報政策課長、狩野行政管理課長補佐、岡田情報政策課長補佐
説明者
川田副参事、澤野主事(危機管理室)
近藤主事(交通政策課)
鵜野副参事(文化国際課)
横堀収納課長補佐、丸橋収納第一係長(収納課)
藤井資産税課長補佐(資産税課)
伊藤主任(生活課)
井野市民課長補佐(市民課)
石倉副参事(社会福祉課)
神山こども課長補佐(こども課)
小林介護高齢課長補佐(介護高齢課)
鈴木障害福祉課長補佐、福島生活支援係長(障害福祉課)
茂木主任(国民健康保険課)
関口健康づくり係長(健康増進課)
藤井衛生検査課長補佐(衛生検査課)
大崎副主幹(環境政策課)
須藤副参事、関ごみ減量課長補佐(ごみ減量課)
佐渡谷主事(産業政策課)
矢嶋農林課長補佐、加部主任(農林課)
大塚主任(区画整理第一課)
岩佐管理係長(区画整理第二課)
久保田副主幹(道路建設課)
藤井道路管理課長補佐、矢端主事(道路管理課)
川合建築住宅課長補佐(建築住宅課)
小林副参事(農業委員会事務局)
原田教育委員会総務課長補佐(教育委員会総務課)
細谷学校教育課長補佐(学校教育課)
都丸排水設備係長(下水道整備課)
横山主任(消防局総務課)
岡田工科大学総務課長補佐(工科大学総務課)
関口キャリアセンター事務室長(工科大学学務課)

議題

個人情報取扱事務開始届等について
その他

配布資料

資料(PDF形式:203KB)

問い合わせ先

〒371-8611
前橋市大手町二丁目12番1号
担当課
行政管理課
電話番号
027-898-6533(直通)
Eメール
gyoukan@city.maebashi.gunma.jp 

会議の内容

(1) 議事録署名人について

 会長が議事録署名人に杉原委員を指名した。

(2) 審議・報告事項について

個人情報取扱事務開始届等について

 情報政策課長から、前回の個人情報保護審査会以後に個人情報保護条例第7条に基づき提出のあった個人情報取扱事務開始届(教育委員会議運営事務以下12件)、個人情報取扱事務変更届(土地区画整理審議会委員選挙事務以下11件)、個人情報取扱事務廃止届(予防接種事務(60歳以上))及び同条例第8条に基づき提出のあった個人情報目的外利用等届出書(同条第2項第1号から第7号までのいずれかに該当するもの128件)について報告があった。

○主な質疑

【教育委員会議運営事務】
金子委員
 9ページの「教育委員会議運営事務」について伺います。「個人情報の対象者の範囲」において、「前橋市教育委員会傍聴人規則に基づき教育委員会議を傍聴する者」と記載されておりますが、この「前橋市教育委員会傍聴人規則」について、その概要をご説明いただけませんでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 教育委員会総務課の原田と申します。教育委員会総務課では毎月定例会を開催しておりまして、そこで傍聴人の受付を行っております。「前橋市教育委員会傍聴人規則」は、昭和22年に定められた規則になります。その第3条において「集団的に傍聴しようとするときは、代表者は、その団体の名称、自己の住所、氏名及び傍聴する者の人員を傍聴人名簿に記入しなければならない。」と規定されておりまして、それに基づき事務をさせていただいております。

金子委員
 実際、団体に属している方が傍聴に来られることが多いのでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 実際に、団体で傍聴されるという方は今のところいらっしゃいません。ただ、毎月報道機関の記者の方が傍聴されますので、所属する報道機関名だけを記載していただいております。ときどき一般市民の方も傍聴されますが、そういった方からは特に団体名は聞いておりません。

金子委員
 傍聴するに当たっての資格はございますか。誰でもよろしいのでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 誰でも毎回10名まで傍聴していただけます。『広報まえばし』や市のホームページおいて傍聴に関するお知らせを行っております。

金子委員
 傍聴を歓迎するようなお知らせでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 はい。是非傍聴にお越しくださいという気持ちを込めてお知らせしております。

金子委員
 傍聴の希望は、教育委員会に申し出ればよろしいのでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 定例会当日の30分くらい前までにお越しいただければ傍聴していただけます。

金子委員
 傍聴定員を超えた場合、教育委員会が傍聴人を選ぶことになるのでしょうか。

原田教育委員会総務課長補佐
 傍聴定員は10名となっておりますが、今のところ傍聴希望者が10名を超えたことはございません。

金子委員
 たとえ会議の内容に疑問を感じたとしても、傍聴人には発言権が与えられておりません。後日そういったことが別の形で問題になったということはございますか。

原田教育委員会総務課長補佐
 これまでのところございません。

金子委員
 分かりました。 

【市民活動支援センター愛称募集事務】
小磯委員 
 17ページの「市民活動支援センター愛称募集事務」について伺います。「個人情報の記録項目」の「その他の項目」において、「勤務先または学校名(市外在住の場合)」とありますが、この事務を遂行するに当たり、「勤務先または学校名」がどうして必要になるのでしょうか。

伊藤主任
 今回、市民活動支援センターの愛称を募集するに当たり、応募要件を「市内在住・在学・在勤」といたしました。市内に在住されていない方については、市内に在学、在勤されていることを証明できるものを示していただく必要があることから、そのように記載させていただきました。

稲葉会長 
 
「個人情報の対象者の範囲」が、「愛称募集の採用者、入賞者」となっておりますが、ここで言う「採用者」とは、応募者のことを意味しているのでしょうか。

伊藤主任
 応募者ではなく、採用が決定した方になります。

稲葉会長
 それでは応募者については、個人情報の保護措置が取られないということでしょうか。

伊藤主任
 応募者については、採用者決定後、その応募用紙を破棄しております。

稲葉会長
 一時的にも役所側に記録は無いということでよろしいでしょうか。

伊藤主任
 応募用紙は収集しておりますが、それを記録することはしておりません。審査の際も無記名の状態で審査しております。

稲葉会長
 役所側で改めて名簿は作成しないということですが、採用者決定までの間、市で保管している住所や氏名が記載された応募用紙については、個人情報の保護措置の対象にはならないのでしょうか。

伊藤主任
 一時的に保管する個人情報は、個人情報取扱事務開始届の届出対象とはなっておりません。

稲葉会長
 施設見学に当たっての名簿のように、見学が終われば直ちに廃棄するものであっても個人情報取扱事務開始届が提出されていたように思うのですが、この辺りの取扱いを情報政策課長として少し統一していただけないでしょうか。どのような形であっても、市で保管されている個人情報は、市の職員が勝手に利用してはいけないとか、外に漏らしてはいけないといった規制がかかっていると思いますので、最初から保護措置の対象外にしてしまうのはおかしな感じがします。

町田情報政策課長
 はい。一時的に保管する応募者の情報についても個人情報保護の対象だと思いますので、この件については改めて、市としての統一的な見解を示させていただきます。

稲葉会長
 よろしくお願いいたします。

【災害時要援護者支援制度関係事務】
金子委員
 27ページの「災害時要援護者支援制度関係事務」について伺います。「災害時要援護者支援制度実施要綱」の策定を理由として、「個人情報の記録項目(その他の項目)」が大分追加されておりますが、この「災害時要援護者支援制度実施要綱」は、いつ策定されたものになりますか。

川田副参事
 「災害時要援護者支援制度実施要綱」は、今年度に入ってから策定されたものになります。加えて、「個人情報の記録項目(その他の項目)」が追加に至った理由として、災害対策基本法の改正により、その第49条の10において、1.氏名、2.生年月日、3.性別、4.住所又は居所、5.電話番号その他の連絡先、6.避難支援等を必要とする事由及び7.前各号に掲げるもののほか避難支援等の実施に関し市町村長が必要と認める事項を含む名簿の作成が、市町村長に義務付けられたことが挙げられます。「個人情報の記録項目(その他の項目)」の中で、必須となる項目は、「電話番号」、「同居家族人数」、「緊急時連絡先」及び「自力避難が困難な理由」だけであり、その他の項目につきましては任意のものとなります。しかし任意の項目につきましても、あらかじめ詳しい状況を把握する意味からも記入をお願いしております。

金子委員
 160ページにある同事務の「個人情報目的外利用等届出書」を拝見しますと、多くの個人情報を外部提供すると記載されています。外部提供の方法は、作成した名簿を印刷して提供されるという理解でよろしいでしょうか。

川田副参事
 提出された申請書を年度内に製本し、そちらを目的外利用及び外部提供先に提供いたします。外部提供先の内、自治会に関しましては、「個人情報の適切な管理に関する協定書」を締結することで、個人情報保護を図っていく予定です。また、警察や消防、社会福祉協議会への外部提供については、申込みの時点で申込者から同意をいただきます。配布する名簿は、自治会であればその自治会に所属する方のみを、警察であれば当該警察署が管轄する範囲内の方のみを印刷してお渡しします。

金子委員
 民生委員の退任後の個人情報保護について不安に感じます。この点について、どのような手続が執られているのか教えてください。

川田副参事
 外部提供先の団体のほとんどが公共団体です。それらについては、消防団員や民生委員の方も含め個人情報保護が義務付けられています。また、自治会につきましては、協定を結ぶことで個人情報の適切な管理を図る方向で考えております。

金子委員
 市民の目には、個人情報が保護されているように映っても、実際には、ずさんな管理がされていると耳にすることもございますので、その点ご注意ください。

川田副参事
 万全を期すようにいたします。

杉原委員
 160ページの「個人情報目的外利用等届出書」では、個人情報保護条例第8条第2項第2号、すなわち本人同意に基づく目的外利用や外部提供を行うとされています。この「本人同意」とは、収集した個人情報の使用目的や提供先を書面か何かで明示した上で取り付けるものという理解でよろしいでしょうか。

川田副参事
 はい。具体的には、「登録申請書兼提供同意書」という形式で個人情報を収集しています。また、こちらと併せて制度説明に関する用紙を配布しておりまして、その中で個人情報の提供先を明示しております。

杉原委員
 この同意書に同意された方だけが登録されるという理解でよろしいでしょうか。

川田副参事
 はい。本人の同意が大前提となります。

稲葉会長
 同意が大前提というお話ですが、支援を必要とする方の中には、同意する能力に疑いのある方も多くいらっしゃると思います。そういった方についてはどのような対応をされるおつもりでしょうか。

川田副参事
 本事務の目的は、災害時に要援護者の緊急避難行動を支援することにあります。そのため例えば、意思表示はできても字が書けない方については、本人の同意に基づいて自治会の方や民生委員の方が申請書を代筆する対応も可能としております。また現在のところ、会長がおっしゃったような事案は発生しておりませんが、仮にそのような事案が発生した場合には、法定代理人のような方から同意をいただいた上で名簿に登録させていただこうと考えております。

稲葉会長
 法定代理人がいる方は問題ございませんが、法定代理人がいない方も多くいると思います。ここはプライバシーについて議論する場ではございますが、このような事務について本人同意を強調し過ぎてしまうと、要援護者が手続をちゅうちょしてしまうことにもつながります。自力避難を困難とされている方が、本事務における個人情報の流れや提供先における守秘義務といったことを全て理解することは容易なことではございません。これを突き詰めていくと、人の命が大事なのか、プライバシーが大事なのかという議論になってしまいます。そうした意味では、本人同意に基づく名簿への登載ではなく、本人から異議申立てがあった場合に名簿から削除するといった運用も考え得ると思います。このような状況の中で、要援護者がちゅうちょすることなく名簿に登録される仕組みを考えていただきたいと思います。

西村委員
 先ほど、「製本したものを提供する」と説明がありましたが、紙媒体ですと、実際に活用する際にとても不便だと思います。情報を検索する機能が無いと、収集した情報に基づいて要援護者を支援することが困難になると思うのですが、Excelのようなデータ形式で提供することは考えていないのでしょうか。

川田副参事
 使い勝手の面ではそれぞれメリット・デメリットがあると思いますが、現段階においては、役職の任期が終わった時点で回収できるように紙での配布を考えております。配布した名簿については、1年に数回更新をかけることで最新の情報を維持していくつもりです。

西村委員
 健康を害している方の状況は大きく変化すると思われるため、たとえ1年毎の更新であったとしても、情報が古くなってしまう可能性があります。紙媒体による情報提供については良い面も悪い面もありますが、災害時に活用することを想定すると、紙媒体による情報提供では難しい部分もあるのではないかと思います。

川田副参事
 登録申請書への記入は、身体障害者手帳や介護保険の要支援・要介護認定等の有無までとなっており、それらに関する細かな症状まで求めるものではございません。また、先ほども申し上げたとおり、身体障害者手帳や介護保険の要支援・要介護認定等の有無については、その記入自体も任意となっておりますので、これらについてはあくまで参考情報であるとご認識いただきたいと思います。

稲葉会長
 要援護者の支援は、関係機関がその方に関する個人情報を所有しているということだけで解決するような問題ではございません。非常時に、誰がどなたを支援するのかという分担まで決まっていなければ、その場になって支援がやり難いのではないでしょうか。こうした点を踏まえた上で、個人情報の取扱いを検討していただきたいと思います。

川田副参事
 あらかじめ分担を決めておければ良いのですが、災害という緊急事態においては、支援する側も被災をし、支援能力を失ってしまう可能性もございます。そのため、担当制にはせず、地域全体で要援護者を把握していきたいと考えております。

【開始届の開始年月日について】
西村委員
 「個人情報取扱事務の開始日」について、9ページの「教育委員会議運営事務」が「平成10年4月1日」、10ページの「介護給付費等支給決定事務」が「平成18年10月1日」、11ページの「前橋市地産地消センター使用料の還付・減免事務」及び12ページの「前橋市地産地消センター利用許可事務」が「平成23年4月1日」となっております。通常であれば、個人情報取扱事務が開始する前、もしくは、開始後速やかに開始届を提出することになっていると思いますが、これらの届出が提出までに時間がかかってしまった背景には、どういった事務手続上の事情があったのでしょうか。

町田情報政策課長
 それらの個人情報取扱事務につきましては、開始届の提出が漏れてしまっていたものになります。平成10年4月1日以前よりあった事務につきましては、個人情報保護条例の施行日に合わせて、「平成10年4月1日」を届出日としております。

西村委員
 提出漏れがないように気を付けているものの、まれにこういうことがあるということでしょうか。通常は、「いつまでに提出する」という目安となるような提出期間が定められているのでしょうか。

町田情報政策課長
 原則、個人情報取扱事務を開始する前までに提出していただくことになっておりますので、「いつまでに」というような細かな規定はございません。

西村委員
 
「提出漏れがないように」という周知は適宜しているのでしょうか。

町田情報政策課長
 全庁掲示版を通じて、周知しております。

西村委員
 分かりました。

 【アーツ前橋メンバーシップ事業】
稲葉会長
 20ページの「アーツ前橋メンバーシップ事業」について伺います。「個人情報取扱事務の目的」を拝見いたしますと、ここで言う「メンバーシップ」とは、「金銭面で支援する」ことを意味しているようですが、その内容についてご説明ください。

鵜野副参事
 アーツ前橋の鵜野と申します。そちらにつきましては、通常、美術館において「友の会」と呼ばれているものになります。基本的には年会費をお支払いいただき、それが美術館の運営費の一部に充てられます。入会していただいた方につきましては、年会費をお支払いいただく代わりとして、企画展に入場できるといったような入会特典を複数設けさせていただいております。

稲葉会長
 会員の種類は1つしかないのでしょうか。

鵜野副参事
 現在会員の種類は4つございます。一般会員が年会費3,000円、2人で入会していただくペア会員が年会費5,000円、その上のレベルとして賛助会員というものが年会費1口20,000円、また個人ではなく、企業として会員となっていただく法人会員が年会費1口30,000円となっております。

稲葉会長
 その会員種類については、「個人情報の記録項目」には当たらないのでしょうか。

鵜野副参事
 こちらについてもデータとして管理する形になります。

稲葉会長
 そういたしましたら、会員の種類につきましても「個人情報の記録項目」としてご記載願います。

鵜野副参事
 分かりました。 

【耐震・エコ・子育て住宅改修支援事業補助金交付事務】
稲葉会長
 24ページの「耐震・エコ・子育て住宅改修支援事業補助金交付事務」について伺います。この度、バリアフリー住宅が補助金交付対象に追加されたということですが、その交付要件についてご説明願います。

川合建築住宅課長補佐
 建築住宅課の川合です。今回、建築住宅課で新たに始めたバリアフリー住宅への補助金制度につきましては、特別審査項目は設けておりません。

稲葉会長
 変更届の中では、「個人情報の記録項目」として、「介護認定の有無」や「重度身体障害者(児)」等を加えると記載されておりますが、今のご説明からですと、それらの情報が必要になる理由が分かりません。

川合建築住宅課長補佐
 障害福祉課で実施しているバリアフリーに関する住宅改修補助事業との重複申請を避けるためです。

稲葉会長
 重複申請を避けるために、「介護認定の有無」や「重度身体障害者(児)」等に関する書類の提出義務を課すというのは少しおかしな感じがします。「重複申請はできない」と明示しておけば、それで済む話ではないでしょうか。同じ自治体が実施する同様の補助制度に対して、重複申請を行えば、支給の段階で気が付くと思うのですが、それでもこうした書類が必要になるのでしょうか。

川合建築住宅課長補佐
 ご本人から直接情報を得るわけではなく、同様の補助制度を実施している障害福祉課に対し、申請の事実についての照会をいたします。

稲葉会長
 それでは、本制度の説明として、申請時に「介護認定の有無」や「重度身体障害者(児)」等の項目が必要だとはしていないということでよろしいでしょうか。

川合建築住宅課長補佐
 はい。

稲葉会長
 私は最初の質問で、「介護認定の有無」や「重度身体障害者(児)」等に関係なく、この補助金を受けられることを確認しました。そのため、制度を周知する上では、「重複申請はできない」ということだけを示せば、それで十分ではないかと感じました。「介護認定の有無」や「重度身体障害者(児)」等と書かれることで、そういう状態にならないと補助金が得られないといった誤解を与えてしまい、制度を拡充した趣旨にそぐわないのではないかと思い、確認させていただきました。

川合建築住宅課長補佐
 おっしゃるとおりだと思います。

 稲葉会長
 質疑応答の中で、訂正を求められた個人情報取扱事務につきましては、届出内容のご訂正をお願いいたします。その他のものにつきましては、届出のとおり事務を行っていただきたいと思います。

(3) その他

議事録の取扱いと次回の審査会の開催予定について
 議事録については、「前橋市個人情報保護審査会運営要領」第8条第1項の規定に基づき要点筆記とする。 議事録については、事務局で案を作成した後、各委員に郵送で案を送付し、確認していただく。意見がある場合は、事務局に連絡をいただきたい。承認いただける場合は、承認書を返送していただき、各委員の承認が得られたら、会長と議事録署名人の委員の署名をしていただくというように考えている。

 以上のとおり事務局から説明があり、了承された。

(4) 閉会

 午後2時48分

関連書類

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お問い合わせ先

行政管理課 

  • 電話:027-898-6537
  • ファクス:027-224-3003

〒371-8601 群馬県前橋市大手町二丁目12番1号(地図・開庁時間等)

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