【介護・高齢・障害共通】指導監査(実地指導等)の流れ

指導監査(実地指導等)とは

制度及び事業の健全で適正な運営の確保を図るため、また、事業者等の育成・支援を目的として、市は事業者等に対し、指導を行います。

この指導には、集団で実施するもの(集団指導等)と、個別で定期的に実施するもの(実地指導等)があります。注1

集団指導等は、県や市によって講習会等の方法で行われ、制度理解に関する指導や、実地指導等で把握された注意喚起が必要な事項や適正な報酬請求事務について、周知・伝達するものです。注2

実地指導等は、事業者等に対し一定期間ごとに行われるもので、事業者等の事業所内において実施します。

この実地指導等は、市担当職員による書類等の確認や関係者等へのヒアリング、事業所内見学等により実施し、主に運営指導と報酬請求指導を行います。注3

なお、指導中に著しい運営基準違反や不正かつ悪質な報酬請求が確認された場合は、その場で個別に特別に実施する監査等に移行する場合があります。

注1 対象事業者の事業種別により、実地指導等及び集団指導等の名称は異なります。詳しくはこちらをご確認ください。

注2 集団指導等の資料は、以下のリンクからご確認ください。

注3 報酬請求指導は、介護保険施設、介護保険サービス事業者等及び障害福祉サービス事業者等に対し行います。

指導監査(実地指導等)の流れ

指導監査(実地指導等)の流れ

1 実地指導等の約1か月前

市から実地指導等の対象となる事業者等に対し、文書で実施を通知します。

通知では、主に以下の内容についてお知らせします。

  1. 実施日、担当職員の人数
  2. 事前提出資料
  3. 当日会場に準備する書類

事前提出資料及び当日準備する書類について、詳細は以下のリンク先からご確認ください。

 

2 実地指導等の2週間前

実施通知に記載があった事前提出資料を、実地指導等当日の2週間前までに前橋市指導監査課へ提出してください。

提出先

事前提出資料は、持参または郵送でご提出をお願いします。
(感染症対策のため、郵送提出にご協力をお願いします)

371-0017 前橋市日吉町二丁目17番地10

前橋市総合福祉会館 1階

前橋市福祉部指導監査課

電話 027-260-1133(直通)

ファクス 027-237-0123

3 実地指導等当日

当日は、以下の流れで実地指導等を実施します。

(1)自己紹介、当日の流れの説明

  • 市職員の自己紹介、担当する検査項目等の伝達
  • 当日の流れ、終了予定時刻のご案内
  • 当日実地指導等を受検される方(事業所等の職員)の自己紹介

(2)事業所内見学

  • 運営基準等に合致しているか、事業所内を確認します。
  • 事業所内のご案内をお願いします。

(3)会議室等での資料確認

  • 実施通知にてご連絡した「当日準備する書類」をご用意ください。
  • 職員の方からのヒアリングを行いますので、同席をお願いします。

(4)市担当職員による指導内容のすり合わせ(市職員のみで実施します)

  • 事業所内見学、資料確認、ヒアリングの結果をもとに、担当間で指導内容をすり合わせます。
  • 職員の方は、一旦席をお外しください。

(5)講評

  • 当日の指導内容を口頭でお伝えしますので、メモの準備をお願いします。
  • 指導内容によっては、直ちに改善を求めるものがあります。
  • 後日、正式に文書(結果通知書)にて、指導内容をお伝えします。

4 実地指導等の1か月後から2か月後まで

実地指導等結果通知書を郵送します。

5 実地指導等結果通知書の発送から30日以内

結果通知書に文書指摘事項があった場合は、結果通知書の発送から30日以内に、前橋市指導監査課まで以下の書類をご提出ください。指摘事項がない場合や、口頭指導事項のみの場合は書類を提出する必要はありません。

  1. 改善結果報告書
  2. 挙証資料(改善したことがわかる書類)
  3. 自主点検結果報告書 【返還がある場合のみ】
  4. 保険者(市町村)別返還内訳 【返還がある場合のみ】
  • 保険者(市町村)ごとに別葉にして作成をお願いします。
  • 介護保険施設及び介護保険サービス事業者等について、Hから始まる被保険者番号の者は、別葉にてご作成ください。

備考

  • 3及び4は、結果通知に給付費等の返還について記載があった場合のみ作成が必要です。
  • 各保険者(市町村)や利用者に返還が終了したあと、別途「返還完了報告書」をご提出ください。

報告様式については以下のリンクからダウンロードをお願いします

給付費の返還については、以下のリンクから詳細をご確認ください

留意事項

前橋市情報公開条例に基づく公開請求があった場合、実地指導等に関する提出書類、結果通知及び改善結果報告等については、この条例で定める個人情報等の非公開情報を除き、公開の対象となります。      

よくある質問

質問1 実地指導等と監査の違いは何ですか。

回答1
「実地指導等」は、事業者等の育成や支援、サービスの質の向上を目的としたもので、一定期間ごとに、厚生労働省が示す確認項目等に沿って、適正な運営や報酬請求が行われているかを確認するものです。
一方で「監査」は、実地指導等で確認した情報や利用者等からの通報をもとに、サービス提供や報酬等の請求について不正や悪質な運営基準違反が疑われる場合に実施するもので、虚偽の答弁等を行った場合、監査を拒み妨げた場合は、法の規定により指定取消等の処分が行われる場合があります。

質問2 実地指導等は、どれぐらいの頻度で行われるものですか。

回答2
対象事業者の種別や運営状況等により、頻度は異なります。
介護保険サービス事業者等に対してはおおむね4年に1回、障害福祉サービス事業者等に対してはおおむね3年に1回行います。
社会福祉法人に対する一般監査はおおむね3年に1回行います。

なお、機動的な指導監査を目的としていることから、実施時期は流動的です。実施時期についてお問い合わせをいただいても、お答えできませんのでご承知おきください。

質問3 実地指導等の通知は、どのくらい前にありますか。

回答3
実施日の約1か月前に、書面(実施通知)にてお知らせします。
ただし、あらかじめ通知したのではサービス提供状況が確認できない等の場合には、事前に通知することなく指導監査を行うこともあります。

質問4 実地指導等の所要時間はどのくらいですか。

回答4
対象事業者の規模等によって異なりますが、おおむね半日から1日を要します(大規模法人等は、複数日にわたり実施する場合もあります)。
目安となる所要時間については、実施通知に記載がありますので、ご確認ください。

質問5 実地指導等は、事業所の誰が立ち会えばいいですか。

回答5
施設長(管理者)の立会いをお願いします。
また、実地指導等当日は、ご用意いただいた資料等をもとに、事業所の運営状況や人員配置、普段の業務や利用者等に関することをヒアリングしますので、業務に精通されている方(1種別ごとに1~2人)の立会いをお願いしています。
なお、加算の算定状況等によっては、機能訓練士や栄養士の方などにヒアリングをする場合があります。この場合、終日同席する必要はありません。

質問6 実地指導等当日は、どのくらいの広さの場所を用意すればいいですか。

回答6
当日の業務に支障がなく、利用者等に迷惑がかからない場所であれば問題ありません。会議室、相談室又は事務スペースを利用させていただくことが多いです。
可能であれば実地指導等を担当する市職員1人に対し、テーブルを1卓程度ご用意ください。
大規模な事業所の場合は、会議用テーブル2~3卓をつなげたスペースを、事業種別ごとに用意していただくこともあります。
なお、当日事業所等にお伺いする市職員の人数は、実施通知に記載しています。

質問7 実地指導等の当日に準備する資料は、いつからいつまでの書類を用意すればいいですか。

回答7
以下の期間の書類をご準備ください。

  1. 現年度分(実地指導等実施日の前月分まで)
  2. 前年度分

これらで実地指導等の確認項目が現認できない場合や、長期にわたって算定している加算など過年度に遡る必要性のあるものについては、それ以前の書類も確認することがあります。
書類の保管場所をあらかじめ把握し、当日書類の提示を求められた場合においても、速やかに対応ができるよう準備いただきますようお願いします。

質問8 実地指導等に関係する書類が複雑で、よくわかりません。いつ、何を提出すればよいですか。

回答8
実地指導等の対象となる事業種別により提出書類等が異なります。
各書式は、以下のリンク先からダウンロードしてご作成ください。

実地指導等の受検時に必要な書類等一覧
時期 準備する書類 様式等
実施日の2週間前までに 事前提出資料

詳細はリンク先のページでご確認ください。
介護・高齢分野(介護保険サービス事業者等)
障害分野(障害福祉サービス事業者等)
保育分野(保育所等)

当日 当日準備する書類等

詳細はリンク先のページでご確認ください。
介護・高齢分野(介護保険サービス事業者等)
障害分野(障害福祉サービス事業者等)
保育分野(保育所等)

なお、パソコン上で確認ができるものについては、受検会場等で確認ができれば出力は不要です。

実地指導等の結果通知が届いた後 改善結果報告書等

様式等はこちらからダウンロードをお願いします。

質問9 実地指導等を受ける時に、絶対にしてはいけないことはなんですか。

回答9
実地指導等受検前に書類に不備がないか確認をされる事業者が多いと思いますが、不備を見つけたときに、事実と異なる書き換えをしたり、虚偽の記録を作成するなどは絶対にやめてください。また、当日のヒアリングの際に、虚偽の発言も行わないでください。

虚偽の記録や発言を行うと、悪質な事例と判断し、監査の実施や行政処分の対象となる場合があります。

実地指導等は、事業者等の育成や支援、サービスの質の向上を目的とした指導です。疑問や誤りを明確にし、今後の事業運営に役立てるためのものですので、実地指導等の対策として虚偽の記録や発言を行うことは絶対にやめてください。

この記事に関する
お問い合わせ先

福祉部 指導監査課

電話:027-260-1133 ファクス:027-237-0123
〒371-0017 群馬県前橋市日吉町二丁目17番地10
お問い合わせはこちらから

更新日:2021年08月13日